Fie că ai un apartament în regim hotelier, o garsonieră lângă mare sau o cabană la munte, mai devreme sau mai târziu dai peste aceeași întrebare: ce date trebuie să iau de la oaspeți la check-in și cum le păstrez corect? Vestea bună e că procesul e simplu odată ce înțelegi la ce folosește. Hai să-l luăm pe rând.
Ce este fișa de anunțare a sosirii și plecării turiștilor
Este documentul prin care înregistrezi un oaspete la cazare: cine este, cu ce act de identitate se legitimează și pe ce perioadă stă la tine. În practică, e echivalentul „registrului de la recepție" pe care îl completează orice hotel — doar că, pentru o cazare mică, responsabilitatea cade direct pe tine, gazda.
Fișa servește la trei lucruri: îți dovedește cine ți-a fost oaspete și în ce interval, îți ține evidența corectă a sejururilor și te ajută să respecți obligațiile legale de înregistrare a turiștilor.
De ce ai nevoie de ea
Înregistrarea turiștilor cazați este o obligație legală în România, nu o opțiune. Pe lângă asta, o fișă completă și semnată îți oferă o protecție reală: dacă apare o problemă în timpul sejurului, ai datele oaspetelui și dovada că a fost de acord cu condițiile de cazare.
Structurile de cazare trebuie să țină evidența turiștilor, iar în cazul oaspeților cetățeni străini există formalități suplimentare de luare în evidență la autorități. Legislația se actualizează periodic — verifică obligațiile exacte și termenele aplicabile pe canalele oficiale (poliție, ANT) înainte să te bazezi pe o regulă anume.
Ce date conține o fișă completă
O fișă corectă adună datele minime de identificare ale oaspetelui și ale sejurului:
- Numele și prenumele complet (cum apar în actul de identitate)
- Data și locul nașterii
- Cetățenia
- Domiciliul (țară, localitate, stradă)
- Tipul actului de identitate (CI / pașaport / permis), seria și numărul
- CNP-ul, acolo unde e cazul
- Perioada sejurului — data sosirii și a plecării
- Semnătura oaspetelui
- Acolo unde e nevoie: o copie a actului de identitate
Nu cere niciodată mai multe date decât ai nevoie. Cu cât colectezi mai puțin, cu atât ai mai puțin de protejat și de explicat. Datele de mai sus sunt suficiente pentru o fișă validă.
Cum înregistrezi corect un oaspete — pas cu pas
- 1 Trimite oaspetelui fișa înainte sau la sosire — ideal, un link pe care îl completează singur de pe telefon.
- 2 Verifică datele față în față cu actul de identitate, ca să corespundă.
- 3 Cere semnătura — pe hârtie sau digital, pe telefon.
- 4 Păstrează fișa și eventuala copie a actului în siguranță, doar atât timp cât e necesar.
- 5 Pentru oaspeții străini, ocupă-te de formalitățile de luare în evidență cerute de autorități.
GDPR: datele oaspeților sunt date personale
Numele, actul de identitate și domiciliul sunt date cu caracter personal. Asta înseamnă că răspunzi de felul în care le aduni, le păstrezi și le ștergi.
Nu trimite copii ale buletinelor pe WhatsApp sau pe e-mailuri nesecurizate fără un motiv clar. Nu păstra pozele actelor mai mult decât e nevoie. Cere consimțământul explicit al oaspetelui pentru colectarea datelor și a semnăturii. Cu cât ții datele mai puțin și mai bine protejate, cu atât ești mai în siguranță.
Cum automatizezi fișa cu Otiux
Aici intervine partea bună: nu trebuie să faci nimic din toate astea manual. Pe Otiux, fiecare proprietate are un link permanent al fișei pe care îl dai oricărui oaspete. El completează datele și semnează direct de pe telefon, atașează poza actului de identitate, iar tu primești pe e-mail fișa completă în PDF, gata de păstrat.
- Link permanent per proprietate — îl trimiți o dată și îl refolosești la fiecare oaspete.
- Oaspetele completează și semnează de pe telefon, cu consimțământ explicit pentru date.
- Primești fișa în PDF + poza actului pe e-mailul tău. Otiux nu păstrează datele oaspeților.
- Dacă oaspetele are cont, fișa se poate pre-completa automat cu datele lui — el doar verifică și semnează.
- Tu aprobi fișa înainte ca lucrurile să meargă mai departe, mai ales la oaspeții care completează manual.
- Funcționează și pentru rezervările de pe alte platforme (Airbnb, Booking) — generezi un link extern pentru orice rezervare.
Generează gratuit fișa ta de check-in
Pune-ți proprietatea pe Otiux și primești linkul fișei, fără comision și fără bătăi de cap cu hârtiile. Funcționează și pentru rezervările tale de pe alte platforme.
Începe gratuit pe Otiux